As empresas e negócios de sucesso sabem que ter boas listas de contatos (ou leads) para utilizar em campanhas de e-mail marketing é item essencial. Mas, nem todos entendem a importância de manter as listas limpas e ativas para alcançar as melhores métricas. E é sobre isso que vou tratar nesse artigo! 

Nesse momento você pode estar cada vez mais preocupado com sua capacidade de entrega de e-mails em queda… taxas de abertura e cliques tão baixos que desanimam…

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Ou talvez você tenha um enorme banco de dados de e-mail que não é tocado há anos, você ficou distraído com outras tarefas que esqueceu de verificar quais são os contatos ativos e inativos e acabou tendo que lidar com uma bagunça de leads inválidos, endereços de e-mail falsos ou mesmo desatualizados.

Agora, você confere as listas e a bagunça é tão grande que parece impossível de limpar. Mas é preciso estar atento, se sua ação é proativa ou reativa para lidar com respostas de spam, danos à reputação do remetente e desperdiçar dinheiro em contatos que nem deveriam estar em suas listas.

Se os dados sujos estão prejudicando o desempenho de suas campanhas, é hora de limpar suas listas e nunca é tarde demais para isso.

A limpeza da lista de e-mail pode parecer uma tarefa desafiadora. Leva tempo e recursos para trabalhar com seus contatos para identificar e remover erros de digitação, duplicatas e endereços de e-mail incorretos. 

E qual é a melhor maneira de fazer isso? Baixar tudo em uma planilha? Acompanhar métricas como taxas de rejeição? Ou existem ferramentas que podem acelerar o trabalho?

O que é a limpeza da lista de e-mail?

A limpeza da lista de e-mail é o processo de atualização regular de suas listas de contatos, removendo endereços de e-mail falsos, duplicados ou inválidos, além dos leads e clientes desengajados ou inativos. 

A limpeza da lista de emails faz parte das práticas recomendadas de gerenciamento no inbound marketing e ajuda a garantir que você esteja trabalhando com dados padronizados, coerentes, utilizáveis ​​e confiáveis. 

Por que uma lista ruim (suja) de contatos pode ser prejudicial

• Afeta a reputação de remetente: Se uma alta porcentagem de seus e-mails for para pastas de spam, por exemplo, isso afetará a reputação do remetente e a taxa de entrega de e-mails. 

• Custa dinheiro: plataformas de marketing por e-mail cobram pelo número de leads (contatos) e só removem soft bounces após várias tentativas. Portanto, se você estiver enviando e-mails para assinantes desengajados ou inválidos, estará pagando desnecessariamente. 

• Causa erros no sistema: Se seu banco de dados for compartilhado por várias ferramentas de vendas e marketing, todos os erros serão duplicados. Isso dificulta os esforços de vendas e marketing e causa problemas ao longo da jornada do cliente, até o envio do produto.

• Perca de oportunidades: Se você não está conseguindo alcançar leads de alto potencial devido a erros de digitação no endereço do email, está perdendo oportunidades de geração de receita. E se um lead quente se inscrever, mas cometer um erro em seus detalhes que você não consiga identificar facilmente, ele poderá esfriar no momento em que você o detectar. 

Menos é mais em se tratando de listas

Com campanhas de e-mail marketing, as pessoas geralmente assumem que um grande volume de contatos é importante. Quanto maior sua lista e quanto mais e-mails você enviar, maior a probabilidade de prospects, certo? 

Errado!

Um do motivos pelo qual suas métricas de e-mail podem não estar atingindo os benchmarks é que sua lista tem muitos e-mails ilegítimos ou inválidos, que:

• Causam estragos na taxa de rejeição
• Não chegam às caixas de entrada dos destinatários, portanto, não geram cliques ou aberturas

Portanto, é mais produtivo ter uma lista menor cheia de assinantes engajados do que uma grande com baixas taxas de abertura e cliques. Limpar sua lista é como criar um grande segmento de bons endereços de e-mail.  

Como limpar sua lista de e-mail para mantê-la ativa e engajada:

Analise os resultados sempre! 

Toda vez que disparar uma campanha de e-mail analise as métricas e compare com outras campanhas ou os benchmarks do setor para ver se você tem taxas de rejeição definitivas acima da média e/ou baixo engajamento. 

Se você estiver usando alguma ferramenta de e-mail marketing mais robusta também obterá rastreamento e atribuição de vendas detalhados e uma visão geral do engajamento, ROI e desempenho. São dados que não se podem desprezar para manter uma base de contatos saudável.

Faça uma campanha de reengajamento 

Experimente criar campanhas de reengajamento para tentar salvar que já não abre e-mail há tempos. Mas, sem ameaças, sem truques, apenas envolvente ou automatizado, com um assunto do tipo “Ainda quer receber nossos e-mails?” Os e-mails de recuperação (reenvio) com acompanhamento alguns dias depois para não abriu, usando assunto diferente também são outra opção.

Você também ficará surpreso com quantos decidem ficar. Se eles ainda não estiverem se envolvendo depois disso, é hora de deixá-los ir.

Limpe suas listas 

Limpe suas listas usando as funcionalidades das próprias ferramentas que geralmente listam os e-mails considerados hard bounce, que pediram cancelamento de inscrição ou marcaram sua mensagem como spam. É possível mapeá-los e excluí-los com poucos cliques. 

Se isso não for possível, já que existem plataformas para todos os bolsos ou tipos de negócio, considere criar uma nova lista só com contatos inválidos ou que já não abrem email há 6 meses ou 1 ano e retire-os para fora. Deixe espaço somente para quem está engajado ou interessado na sua marca. 

Verifique a integridade do seu domínio 

Use ferramentas como o Mx Toolbox para verificar se você não está em nenhuma lista negra. Isso é especialmente importante se você estiver enviando de um IP compartilhado para que as práticas ruins de marketing por e-mail de outras pessoas não afetem sua reputação. 

Se você estiver enviando por meio do domínio compartilhado pela sua ferramenta de e-mail marketing é fácil verificar a reputação do remetente. 

Use apenas as melhores fontes de dados e listas confiáveis

Muito cuidado com uma armadilha bem conhecida no marketing e que geralmente não entrega o que promete: evite comprar listas; siga as práticas recomendadas de marketing por e-mail, como criar listas baseadas em permissão organicamente por meio de conteúdo envolvente, formulários bem posicionados, pop-ups e páginas de destino para atrair o tipo certo de assinante. 

Algumas empresas especializadas no mercado vendem listas direcionadas para públicos alvos específicos, mas procure sempre pesquisar e saber a reputação delas e principalmente se outros concorrentes obtiveram bons resultados. 

Facilite a desativação

Lembre-se: se o lead não quer mais receber seus e-mais, esse é um direito dele, inclusive está bem claro na LGPD. Permita que os contatos gerenciem suas preferências ou optem por não incluir links visíveis. Ocultar o link de cancelamento da inscrição no rodapé ou, pior ainda, impossibilitar a localização, irá gerar reclamações de spam.

Entregue o conteúdo certo 

Personalize e ofereça conteúdo relevante para aumentar as taxas de conversão e manter os contatos engajados. Use recursos das ferramentas como modelos personalizáveis, regras, filtros e integrações com outras ferramentas para aproveitar perfis detalhados, comportamento de compra e dados de engajamento. 

Use uma segmentação dinâmica para personalizar o conteúdo focado em diferentes segmentos de clientes. Digamos que você esteja vendendo equipamentos de treino: você deve trocar as imagens e mensagens para direcionar o que seus clientes se importam e seus objetivos, que variam de acordo com sua idade, sexo e motivações. Uma mãe de primeira viagem de 30 e poucos anos responderá a mensagens diferentes em comparação com um homem divorciado com mais de 50 anos tentando voltar à forma.

Nunca envie e-mails sem um motivo ou somente com propaganda, sem expressar algum tipo de valor envolvido. Agregue ao conteúdo não somente as qualidades de seu produto ou serviço, mas também os benefícios ou vantagens. 

Com que frequência você deve limpar sua lista de e-mail?

Dependendo de quem você perguntar, você obterá respostas diferentes para essa pergunta e tudo depende do tamanho do seu banco de dados, da quantidade de listas e contatos. Achamos que uma vez por trimestre é uma boa regra. No entanto, outros recomendam qualquer coisa de uma vez por mês a cada 6 meses, mas é importante ficar atento na rapidez com que suas listas crescem.

Há quem recomende extrair novos dados para cada campanha e assumir que qualquer coisa ao longo de alguns meses seja inválida. Também depende do seu setor e métricas. Mas se você observar um aumento nos cancelamentos de inscrições de e-mails, devoluções definitivas ou reclamações de spam e taxas de abertura e cliques em queda, é hora de uma limpeza emergencial. 

Você também deve limpar quando herdar uma lista, mudar de CRM, ESP ou plataforma de email marketing e antes de uma grande campanha. 

Conclusão

Como você viu, limpeza de listas não é só o corte de emails de quem pediu descadastro ou sem retorno, mas a organização dos que ainda podem estar interessados no seu conteúdo. É um trabalho que exige análise e gerenciamento proativo de sua base de contatos. 

Mas se você tiver uma metodologia clara e planejada com estratégia, manter suas listas de email limpas e livres de contatos indesejados ou inválidos, só trará benefícios para suas campanhas de Email Marketing.