Para mucha gente, tener que lidiar con equipos remotos comenzó un día de la nada. Las puertas de las empresas se cerraron, trabajar en Home Office se convirtió en la norma Y las empresas avanzaron ante una pandemia.
De repente el contacto cara a cara con funcionarios y equipos fue intercambiado por reuniones en línea, uso frecuente de herramientas de videoconferencias, planillas, metodologías de gestión a distancia.
Con la flexibilización de la cuarentena y reapertura de la economía, muchas empresas pueden volver a la atención presencial así que creen que es seguro, pero otras están percibiendo que sus equipos se vuelven más felices y productivas cuando trabajan en sus oficinas domésticas.
El camino hacia delante de cada uno probablemente será diferente. Pero para algunos líderes, lo que antes era un gran cambio puede terminar siendo el rumbo que su futuro profesional tomará de aquí a frente.
Piense en todas las formas en que la gente se comunica cuando están en su lugar de trabajo. Estas situaciones no desaparecen sólo porque todos están en sus casas conectados, utilizando el ordenador.
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A continuación, consulte 5 consejos que he sido buscando entre las mejores y más conocidas iniciativas actualmente aplicadas en las empresas para optimizar el trabajo de los equipos remotos:
1. Resaltar una gestión eficiente del trabajo remoto
En primer lugar, para que la transición pase de forma organizada, es necesario planificar y adoptar buenas prácticas, determinar algunas reglas con los equipos y utilizar herramientas de comunicación y gestión modernas y eficientes.
Es necesario crear un plan de acción para las áreas que determine todas las etapas, plazos y responsables por cada proyecto. Es decir, organice a los colaboradores de forma que todos sepan cuáles son sus tareas y plazos y realiza encuentros virtuales diarios o semanales para alinear el curso de cada una de las tareas distribuidas.
Mantenga los equipos siempre en contacto y bien informados sobre todo lo que sucede en la empresa, cualquier novedad relevante debe ser compartida y recuerde también compartir los resultados positivos, principalmente en este período.
2. Crea el kit de herramientas correcto
Piense en todas las diferentes maneras en que la gente se comunica cuando están en su empresa. A veces se sientan en grandes grupos amontoados por horas mientras intentan llegar a estrategias y soluciones.
Otras veces, dos o tres se reúnen en sesiones de trabajo para llevar los proyectos a continuación de una forma más tangible.
Y en otras ocasiones, una sola persona se sienta en silencio, trabajando en su carga de trabajo.
Estas situaciones no desaparecen simplemente ahora que todos están sentados detrás de un ordenador utilizando diversas herramientas y planillas, por lo tanto, evalúe el kit de herramientas que te ofrece a sus funcionarios remotos. Además de softwares de gestión, herramientas de localización como el Traductor de Canva Son vitales para equipos que necesitan adaptar materiales visuales para diferentes mercados de forma rápida y colaborativa.
¿Realmente atiende a todas sus necesidades de comunicación? Para mí, estos cuatro son esenciales:
Herramienta de videoconferencia
No hay sustituto para la capacidad de asistir a las expresiones faciales de alguien durante una reunión, por lo tanto, tener una herramienta de calidad que mantiene una conexión fuerte, permitiendo que todos los miembros del equipo conecten sus videos al mismo tiempo, es fundamental para las discusiones en grupo.
Algunas de las herramientas más utilizadas son el Zoom (que permite 40 minutos de uso gratuito y tiene planes pagados), Google Meet (actualmente gratis para reuniones con hasta 24 horas y límite de 100 participantes) y el viejo y conocido Skype.
Software de trabajo remoto
Usted necesita saber quién está haciendo qué y cuál es el estatus de cada tarea – y no puede pasar todo el día persiguiendo esa información. Una herramienta de gestión de trabajo remoto permite a las personas internas y externas (pense en clientes o proveedores) agregar tareas y contribuir a equipos o individuos.
Como gerente, puedes averiguar rápidamente quién está haciendo qué, equilibrar las cargas de trabajo, obtener actualizaciones, etc.
Hay varios softwares en el mercado. Uno de los más conocidos y fáciles de usar es Trello, recientemente comprado por Atlassian.
Aplicaciones de mensajes
Es importante facilitar la comunicación entre todos los miembros y equipos de la empresa, sin necesidad de esperar por las reuniones programadas. WhatsApp Hoy es el más utilizado en las conversaciones en grupos y individuales para facilitar el trabajo remoto. Telegram Viene ganando espacio con funciones más diferenciadas para equipos. Otra opción corporativa es Slack, que tiene una función interesante llamada canales, con versiones gratis y paga.
Herramienta de brainstorming
Personalmente, el brainstorming es más fácil: juegue todo en un cuadro blanco y vea lo que funciona. Encuentra una solución para hacer eso con equipos remotos para que todos puedan ofrecer ideas de forma productiva durante llamadas remotas. ¿Necesita una sugerencia? Me gusta la herramienta Miro.
3. Estabelece reuniones periódicas
Hacer reuniones remotas es una solución óptima para mantener al equipo engajada, repasar metas y prioridades y garantizar que todo el equipo esté al tanto de todo.
Ellos favorecen la comunicación con todos, muestran al equipo que la empresa sigue presente -incluso en esa forma de trabajo- y ayudan a aclarar de manera práctica y rápida cualquier punto que pueda surgir en el día a día.
Crear un cronograma de reuniones y una estrategia de seguimiento también trae más efectividad a estos eventos y permite que la información no se pierda cuando todos salen de la sala virtual.
4. Concéntrate en la participación del equipo. La productividad vendrá enseguida.
Puede ser más difícil decir si la gente está perdiendo el foco cuando no están físicamente cerca de ti. Es por eso que es tan importante que usted intencionalmente alcance y asegúrese de que las personas están indo bien – personal y profesionalmente. Algunas reglas relacionadas que trato de seguir:
Programa y sea diligente en mantener sus reuniones individuales. Asegúrese de que todos tengan un espacio (fórum) en el que se sientan cómodos para expresar cómo se están saliendo.
Respeta los límites de cada uno. No se aproveche del hecho de que la gente puede alcanzarse el día y la noche toda, simplemente porque trabajan en el mismo lugar donde viven. Establezca esa expectativa de arriba hacia abajo.
No hagas varias tareas durante las reuniones. En cambio, pase el tiempo observando las interacciones de sus equipos. Vea quién está realmente involucrado y quién no está.
Pregunte. ¿Qué luchan sus empleados cuando trabajan en casa? ¿Qué está funcionando bien? ¿Cómo puedes ayudar?
5. Aprende a vencer las barreras del home office
Para trabajar de casa, existen ciertas barreras que necesitan ser vencidas, como pequeñas distracciones, quedar de pijama el día entero o controlar los límites entre vida personal y profesional.
Recuerde: ¡Trajido, nunca! Esto acaba quitando la sensación de que estamos trabajando y desconflicándolo la autodisciplina. Troque de ropa y organice su estación de trabajo antes de empezar.
Elija un lugar silencioso y que te permita trabajar con postura y organización. Evite trabajar del sofá, por ejemplo. Elija una mesa con una silla cómoda en un ambiente que te permita enfocar en sus tareas.
Evite la sobrecarga de trabajo. Como ya hablamos anteriormente, en este momento es necesario mantener el equilibrio entre vida profesional y personal.
Trabaje y se dedique a sus proyectos, pero recuerde mantener su vida personal en día y saque un tiempo para usted mismo diariamente.
Conclusión
No desista del concepto de cultura de su empresa. La cultura define los valores y principios básicos de su negocio. Cuando atiende a las necesidades e intereses de sus empleados, se sienten más entusiasmados con sus funciones –que forman parte de algo emocionante que está sucediendo – y eso, a su vez, ayuda a mantener a sus mejores empleados a bordo.
Cuando estás trabajando en casa, sin embargo, puede ser fácil olvidar que eres “parte de algo”, por eso es importante que los líderes recuerden consistentemente a los equipos virtuales sobre lo que es importante para la empresa, lo que está sucediendo y cómo esto los afecta .
Además, reserve un tiempo para compartir experiencias e historias personales. Revisite la declaración de misión repetidas veces. Incentive los llamados happy hours virtuales donde los equipos pueden hablar sobre cultura y compartir algunas conversaciones más “casuales”.
El trabajo remoto es, al mismo tiempo, una necesidad y un diferencial de las empresas. Para que se implemente y funcione de la mejor forma, sin embargo, es necesario seguir las mejores prácticas que ha traído a lo largo de este artículo.
Ignorar la realidad del teletrabajo hace que una organización pueda perder en competitividad, por lo tanto, todavía es tiempo de actualizarse.
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¡Hasta el próximo post!
