Con los negocios cada vez más digitales y en la nube, la productividad es la palabra clave para lograr eficiencia en el día a día. Las demandas son diversas, y mucho más importante que hacer las cosas con velocidad, es necesario hacer las cosas correctas.
Pero lo que puede parecer obvio, no es nada fácil. Ser productivo tiene todo que ver con actuar de forma inteligente.
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Si se trabaja con buenos indicadores de productividad, es necesario utilizar todos los recursos disponibles para que no sólo los resultados, sino también los propios procesos se mejoren con el tiempo.
Además, la pandemia dio a las personas la oportunidad de comenzar un negocio propio. Si eres un profesional autónomo, MEI o propietario de una empresa, está en el lugar adecuado para aprender sobre herramientas de productividad.
Echa un vistazo a ocho herramientas indispensables para aprovechar su trabajo y su equipo. Son soluciones gratis, pero ofrecen características avanzadas en sus versiones pagadas.
Aquí en Nvx usamos o analizamos todas y recomiendo:
Una de las herramientas más conocidas para la gestión de proyectos, Trello tiene una visión simple e intuitiva. Al permitir adaptar sus cuadros para combinar con procesos de scrum y kanban, permite que equipos acompañen el desarrollo de productos o tareas.
Quien usa Trello suele apostar en pocas columnas básicas: una para reunir la lista de actividades a ejecutar (backlog), una o más columnas para señalar las etapas de los trabajos en marcha, y una última columna que almacena las tareas terminadas.
Ventajas:
- Diseño atractivo
- Fácil de usar
- Confiable – diversas empresas lo utilizan
- Sincronización automática entre aplicación y sitio
- Actualizaciones colaborativas en tiempo real
Servicio de Google que permite almacenar archivos en la nube con aplicaciones integradas: Documentos, Planillas, Presentaciones y Formularios.
Google Drive también cuenta con la función de sincronización entre dispositivos. Así, es posible crear un archivo en un ordenador y continuar la edición en un smartphone o tablet, por ejemplo.
Para usar la herramienta, hay que tener una cuenta de Google, que también puede ser la misma utilizada en Gmail. Google ofrece hasta 5Gb de espacio para almacenamiento en la versión gratuita.
La herramienta funciona como un cuaderno 100% digital.
Anotación, ideas, documentos escaneados: todo puede ir directamente a Evernote. La ventaja es que las anotaciones siempre están disponibles y pueden ser accededas por el escritorio o por aplicaciones móviles.
Una pista de los usuarios más avanzados es la creación de plantillas de anotaciones que pueden ayudar a crear atas de reuniones, por ejemplo.
Evernote es ideal para anotar información, acompañar tareas y administrar proyectos de una forma muy simple y organizada.
Según el creador, Stepan Pachikov, la idea es que la herramienta funciona como una extensión del cerebro, almacenando toda la información que necesitan ser consultadas en el futuro.
Slack es básicamente una aplicación de mensajes turbinado.
Se destina a equipos y lugares de trabajo, se puede utilizar en varios dispositivos y plataformas y está equipado con recursos robustos que permiten que no sólo hable individualmente con los usuarios, sino también a través de grupos (canales).
También puedes subir y compartir archivos, así como integrarse con otras aplicaciones y servicios, y puede controlar fácilmente casi todas las configuraciones, incluyendo la capacidad de crear emosiones personalizadas.
Con pandemia, las aplicaciones de videoconferencia nunca estuvieron tan en alta. A pesar de la fiebre del Zoom, que se popularizó por la calidad de las transmisiones, Google tampoco decepciona cuando se trata de Meet, herramienta para reuniones en línea. Disfruta de que los recursos premium como agregar más usuarios y grabar las llamadas, están disponibles gratuitamente hasta marzo de 2021.
El acceso es rápido y permite algunos efectos como cambiar el background de la cámara, también con buena calidad de audio y video.
Si ya tienes una cuenta de Gmail, basta con acceder a Meet.Google. con y hacer clic en el botón verde “Iniciar una reunión” o insertar una ID de reunión en el campo a la derecha. Siempre que estés conectado a tu cuenta de Gmail, puedes iniciar o participar de una reunión automáticamente.
Herramienta útil para saber si el destinatario de correos electrónicos leyó su mensaje. Funciona como plugin de navegador y se integra a Gmail. La versión gratuita es un tanto limitada, pero da cuenta de lo básico.
Cuando envíes un correo electrónico, un nuevo botón aparecerá en la caja de escritura de Gmail. Esto garantizará que la extensión de Google Chrome está funcionando, y que ese mensaje se rastreará normalmente.
Por defecto, Mailtrack estará activado, pero puede desactivarlo si desea. Es importante destacar que, por tratarse de un recurso para el navegador de Internet, él solo estará presente donde lo instales. Y funciona solo para escritorios, aún no soportando envíos hechos por el celular.
Es una herramienta de gestión de tiempo multiplataforma. No importa dónde estás, ya sea delante de tu cuaderno personal, ordenador de trabajo o celular, es simple rastrear las horas gastas con cada tarea realizada.
Con Toggl, usuarios individuales o en equipo, consiguen registrar, controlar y cuantificar, de forma simple, las horas gastas con tareas individuales o agrupadas dentro de proyectos. Da hasta que se agrupan tareas separadas por clientes.
Indicada para quien trabaja en varios proyectos, donde cada proyecto está compuesto por diversas tareas, y usted quiere saber cuándo se ha gastado en cada tarea y también en todo el proyecto.
También puedes incluir el valor de la hora de trabajo en la herramienta. Teniendo esta información, el informe ya puede aportar calculado cuando costó un trabajo determinado, sobre la base del precio de la hora y el tiempo que se ha gastado.
Una buena opción para liberar la mente. La herramienta organiza todas sus tareas cotidianas en una especie de checklist. Es posible crear tareas recurrentes y acompañar el progreso diario y semanal por medio de gráficos.
Es posible definir subtareas, plazos, tipos de proyectos (casa, familia, viaje, trabajo etc), prioridad, además de compartir con el equipo. La versión gratuita ofrece hasta 80 proyectos y la colaboración de hasta 5 personas por proyecto.
La creación de tareas es la esencia de la herramienta y sólo después de agregar todo lo que tienes para hacer será posible comenzar el proceso de priorización de demandas y la planificación de los días de trabajo.
Después de abrir todoist, haga clic en el botón + para crear una nueva demanda. También es posible hacer esto escribiendo la letra Q. Después, usted necesita elegir un nombre, así como la fecha límite, y la tarea estará lista!
Repita las instrucciones hasta que todo esté registrado.
Si atiendes una cartera de clientes o hace muchas reuniones diariamente, esta herramienta es excelente para compartir su agenda en Internet.
Para acceder al servicio es necesario utilizar el inicio de sesión de una cuenta de Google y permitir la integración de la aplicación en su cuenta. Si utilizas Google La agenda hará la integración con las dos agendas.
Así que permitir el acceso ganará un dominio propio para divulgarlo en Internet.
YouCanBook. Me usa como estándar todos los días de la semana y de una hora. Para verificar sus compromisos puede utilizar su cuenta de Google o directamente de su agenda. El servicio también proporciona un recurso para enviar recordatorios vía correo electrónico.
Los cuadros blancos del Canva representan una suma excepcional al amplio abanico de recursos de este software de diseño gráfico innovador. Con una interfaz intuitiva y totalmente online, los cuadros blancos ofrecen una pantalla en blanco virtual para liberar la creatividad sin límites. Creado hace más de una década, Canva conquistó más de 75 millones de usuarios activos en 190 países, destacando como una herramienta indispensable para la expresión visual. ¡Imagínese la impresionante estadística de más de 36 diseños que se generarán cada segundo con esta plataforma! Los cuadros blancos de Canva son la pantalla blanca perfecta para inspirar ideas y transformar conceptos en diseños visualmente impactantes, todo eso sin necesidad de descargar cualquier programa. Una verdadera revolución para diseñadores y entusiastas de la creación gráfica en todo el mundo.
Conclusión
Tenga en cuenta que las herramientas solo dan soporte a un proceso personal o profesional de organización y que no hacen nada por sí mismas. No sirve de nada usar una o 20 herramientas si no está acostumbrado a los comportamientos de productividad que garanticen un buen uso de las mismas.
¿Cuál de estas herramientas de productividad te gustó más? ¿Qué tal incorporarlas en su rutina y hacer que su año 2021 sea aún más increíble?
Pruebe y vea qué funcionan mejor para sus necesidades.
Si estás luchando con la procrastinación, la pereza o falta de organización, además de otras distracciones, la lista que he indicado ofrece un gran comienzo para volver a los senderos y alcanzar mejores resultados de aquí para adelante.
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Gracias por la lectura.
